E-Rechnungen gehören mittlerweile für viele Betriebe schon zum Alltag. Damit entstehen aber auch neue Fragen: Was mache ich, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist? Muss das sichtbare Belegbild oder der Datensatz geprüft werden? Wo finde ich den Anhang? Und wie funktionieren Abschlags-, Schluss- und Dauerrechnungen im E-Rechnungsformat?
Hier bekommst du einen Überblick über die aktuellen Fristen und die wichtigsten Fragen aus der Praxis.
In Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 muss dein Betrieb E-Rechnungen empfangen können.
- Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil der strukturierte Datensatz fehlt.
- Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden (und wir empfehlen das allen Betrieben).
- Ab 2028 müssen grundsätzlich auch kleinere Betriebe E-Rechnungen ausstellen.
- Bei der Rechnungsprüfung ist der strukturierte Datensatz entscheidend, nicht allein das sichtbare Belegbild.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Dadurch können die Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Zu den in Deutschland üblichen Formaten gehören XRechnung und ZUGFerD. Bei ZUGFerD sind ein strukturierter Datensatz und eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung in einer Datei verbunden. Die XRechnung besteht dagegen aus einem strukturierten Datensatz, der mit einem entsprechenden Programm oder Viewer für Menschen lesbar gemacht werden kann.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF besitzt keinen strukturierten Datensatz und gilt deshalb nicht als E-Rechnung in diesem Sinne. Steuerlich handelt es sich um eine „sonstige Rechnung“.
Entscheidend ist also nicht, ob eine Rechnung digital versendet wird, sondern ob ihr Inhalt strukturiert vorliegt und elektronisch verarbeitet werden kann.
Welche Fristen gelten für Handwerksbetriebe?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür kann grundsätzlich schon ein E-Mail-Postfach ausreichen. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht vorgeschrieben. Die Rechnungen müssen anschließend ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Für das Ausstellen und Versenden gelten Übergangsfristen:
Im Detail heißt das:
Seit dem 1. Januar 2025 müsst ihr elektronische Rechnungen empfangen können. Außerdem müsst ihr sie dauerhaft elektronisch und unveränderbar im Betrieb speichern können, zum Beispiel mit einem Dokumentenmanagementsystem.
Für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen habt ihr mehr Zeit: Ab dem 1. Januar 2027 dürft ihr nur noch elektronische Rechnungen versenden (z. B. in den genannten Standards wie XRechnung oder ZUGFerD). Das gilt dann, wenn ihr im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht habt.
Für Betriebe, die weniger als 800.000 Euro Umsatz pro Jahr machen, ist der 1. Januar 2028 der Stichtag, ab dem ihr E-Rechnungen versenden müsst.
Die E-Rechnung ist da - und jetzt kommen die Praxisfragen
Die ersten Grundlagen sind mittlerweile in den meisten Betrieben klar. Aber bei der praktischen Umsetzung zeigt sich, dass die E-Rechnung deutlich mehr Fragen aufwirft als nur die Unterscheidung zwischen PDF, XRechnung und ZUGFerD.
In unseren bisherigen Online-Seminaren und bei der Begleitung von Unternehmen bei der Umstellung sind in den vergangenen Monaten unter anderem folgende Fragen aufgekommen:
- Was mache ich, wenn ich ab 2027 weiterhin Rechnungen per Post oder als PDF bekomme?
- Welche Rechte und Pflichten habe ich bei einer unvollständigen oder fehlerhaften E-Rechnung?
- Was muss ich tatsächlich prüfen: das sichtbare Belegbild oder den strukturierten Datensatz?
- Wann gilt eine E-Rechnung als rechtlich zugegangen (= Wann beginnt die Zahlungsfrist)?
- Wie gehe ich mit Verträgen und Dauerrechnungen im E-Rechnungsformat um?
- Was sollte ich bei Abschlags- und Schlussrechnungen beachten?
- Wo finde ich eigentlich die angehängte E-Rechnung in der E-Mail?
- Welche Konsequenzen können Fehler oder Verstöße haben?
Die Antworten hängen teilweise vom Rechnungsformat, dem Übermittlungsweg, der verwendeten Software und dem konkreten Geschäftsvorgang ab. Allgemeine Grundlagen reichen daher oft nicht aus, um den eigenen Prozess im Betrieb sicher aufzusetzen.
Was sollte euer Betrieb jetzt tun?
Wartet nicht bis zum Zeitpunkt, an dem ihr selbst verpflichtend E-Rechnungen versenden müsst. Prüft frühzeitig, ob eure aktuellen Abläufe und Programme die aktuellen Anforderungen abbilden können.
Dabei solltet ihr nicht nur die technische Seite betrachten. Auch intern muss geregelt sein:
- Auf welchem Weg gehen E-Rechnungen ein?
- Wer kontrolliert und bearbeitet sie?
- Wie werden Fehler erkannt und geklärt?
- Wie werden E-Rechnungen und ihre Anhänge aufbewahrt?
- Kann deine Software alle benötigten Rechnungsarten erstellen und verarbeiten?
Für die Aufbewahrung ist insbesondere der strukturierte Teil der E-Rechnung relevant. Dieser muss so gespeichert werden, dass die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung erfüllt werden.
Aktualisiertes Online-Seminar: E-Rechnung in der Praxis
Aufgrund der vielen neuen Fragen und Erfahrungen haben wir unser Online-Seminar vollständig aktualisiert.
Statt die bekannten Grundlagen ausführlich zu wiederholen, konzentrieren wir uns auf die Fragen, die bei euch in der täglichen Arbeit mit E-Rechnungen tatsächlich entstanden sind und entstehen. Wir besprechen konkrete Fälle, teilen unsere bisherigen Erfahrungen und zeigen euch, worauf ihr bei der Umsetzung im Betrieb achten solltet.
Natürlich bleibt auch Zeit für individuelle Fragen.
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